Auditoria em Projetos AEC, o passo a passo do processo

Se você vai fazer uma viagem longa e complexa, não pode fazer de qualquer jeito e, quando já na estrada, não pode esperar várias horas e quilômetros para verificar se está no caminho correto. Você precisa planejar a viagem e controlá-la durante o percurso.

É assim também com o desenvolvimento do Projeto de Arquitetura e Engenharia para um empreendimento, o Projeto AEC. Você precisa planejar o desenvolvimento e controla-lo durante o processo.

Esse controle não envolve apenas custos e prazos, mas também uma série de outras áreas como comunicações, riscos, partes interessadas e, claro, qualidade. Quando falamos de qualidade, talvez a primeira coisa que venha a cabeça é a qualidade do Projeto AEC, aquele conjunto de documentos típicos de Arquitetura e Engenharia. É da qualidade disso que queremos falar.

O Projeto AEC é resultado do Processo de Desenvolvimento do Projeto, o PDP. A qualidade do produto que resulta de um processo é verificada por inspeções. Logo devemos inspecionar o Projeto AEC. Aliás, a qualidade do resultado é função direta de dois grupos de fatores:

• Meio Ambiente (ou clima e cultura), Método e Máquina (ou Tecnologia) são fatores ligados à estruturação dada ao PDP, o processo de trabalho.

• Mão de Obra, Material (informações) e Medida (procedimento de obtenção das informações) são fatores estreitamente ligado à equipe, no caso do Projeto AEC.

Mas o Projeto AEC é desenvolvido em etapas, de modo que as saídas de uma etapa são entradas para a próxima. É claro que uma saída de baixa qualidade gera uma entrada de baixa qualidade. É preciso um processo quase milagroso para transformar matéria prima de baixa qualidade em um produto de alta qualidade, É fundamental que se verifique a qualidade do produto, o Projeto AEC, a cada etapa, assim como verificamos o andamento de uma viagem longa a cada parada para um café ou para abastecer (o que divide a viagem em etapas).

O processo que cuida desse controle da qualidade é o que referimos por Auditoria do Projeto AEC. Trata-se de um processo que verifica, a cada etapa, se os resultados estão atendendo a qualidade planejada. Logo, sem um planejamento, não há controle e não é possível a auditoria. Mas, por mais que cada empreendimento seja único, há algum padrão que permite reconhecer referências gerais de planejamento. Na falta de um plano específico, sempre é possível tomar essas referências como base.

A rigor, uma auditoria compara alguma coisa com referências que definem requisitos a serem atendidos. Se atende um requisito, há uma conformidade, se não atende, há uma não conformidade ou uma falha no produto. E há vários tipos de falhas, mais graves ou menos graves.

Acontece que nos Projetos AEC essas referências não são simples, pelo contrário são tecnicamente complexas. Assim como é preciso interpretar o Projeto AEC (seus documentos componentes) para compreendê-lo, é preciso interpretar muitas das referências para compreendê-las e só então será possível confrontar ambos para analisar as conformidades ou não.

Considere o caso de uma norma técnica de engenharia. Ela é uma referência. Pode até estabelecer alguns requisitos de simples verificação, mas geralmente traz também requisitos de difícil análise. Por exemplo: o recobrimento de armaduras em concreto armado tem valores bem definidos e isso é fácil de verificar, mas esses valores variam conforme as condições ambientais e, então, há uma interpretação prévia mais complexa. E esse exemplo é dos mais simples.

Mais que essa complexidade de interpretação, há uma complexidade inerente ao próprio processo (o PDP). Cada etapa tem um objetivo bem definido e, além de todo o esforço interpretativo, é preciso analisar se o conteúdo do Projeto AEC conduz à meta de cada etapa. É como uma interpretação sobre as interpretações. Uma espécie de segunda camada da qualidade, neste caso na interface entre o produto (o Projeto AEC) e o processo (o PDP).

A cada etapa o Projeto AEC assume uma configuração apropriada ao objetivo a ser cumprido. Um documento componente do tipo Memorial Descritivo possui um foco numa etapa e esse foco varia com o amadurecimento do Projeto AEC. O fato de estar em conformidade numa etapa não garante que estará na próxima. É preciso verificar novamente, mas com foco na meta específica da etapa seguinte.

Percebe-se que as auditorias realizadas a cada etapa são diferentes, pois possuem referenciais diferentes e exigem foco, análises e interpretações diferentes.

Nas etapas iniciais, quando alternativas estão sendo analisadas, a auditoria tem aspecto mais estratégico ou conceitual. É como na viagem: há vários caminhos, mas é preciso escolher o melhor, conforme os interesses e necessidades dos viajantes. Despois de escolhido, nem sempre é possível mudar de ideia sem assumir grandes perdas ou riscos. Na viagem isso se traduz em tempo, combustível e cansaço para cumprir um novo trajeto. No Projeto AEC isso se traduz em tempo, estresse e prejuízos, tudo o que está incluso num retrabalho para uma mudança de alternativa.

Escolhida a alternativa, é preciso amadurecer as informações sobre ela para que estejam consistentes, completas e coerentes (compatibilização). Qualquer falha pode indicar que a estrada não levará ao destino, ou seja, as soluções técnicas não atenderão aos requisitos mais fundamentais do empreendedor. O conteúdo adequado do Projeto AEC é crítico para esta conclusão.

A análise desse conteúdo, em qualquer etapa, inicia-se por verificar se tudo o que é esperado está incluso e apresentado da forma necessária ao objetivo da etapa. Há uma forma mais adequada e planejada para que se apresente o conteúdo a cada etapa. Como já dito, o mesmo documento pode variar consideravelmente de uma etapa a outra. E informações desnecessárias podem virar ruído nesse processo, atrapalhando mais do que ajudando. Imagine o conjunto de documento que compõem o Projeto AEC como pode variar à medida que amadurece.

A partir de um certo ponto, o conceito se torna bem consolidado e é preciso cuidar dos requisitos essencialmente técnicos. As etapas começam a assumir uma preocupação de conformidade normativa e comunicacional. A conformidade normativa garante, além de desempenho dentro de padrões gerais, a possibilidade de integração técnica em alguns casos. A comunicacional está associada ao conteúdo e sua apresentação.

Assim se distribuem, ao longo do processo (o PDP), as Auditorias de Forma, de Conteúdo, Normativas e de Conceito.

 Elas verificam a qualidade dos resultados a cada etapa, oferecendo a oportunidade de ajustes para qualificar as entradas para a etapa seguinte. Assim se dá maior garantia de qualidade ao Projeto AEC.

Não se pode cair na ilusão de que as Auditorias não são necessárias basicamente por dois motivos: não há processos com rendimento 100% (mesmo com equipes altamente qualificadas) e tudo tende ao caos se não for cuidadosamente gerenciado.

Duvida? Faça uma auditoria no seu Projeto AEC. Mas lembre-se: quem executa não audita, pois tem o olhar tendencioso ou viciado; por isso existem auditorias externas.