Confiabilidade de cronogramas: projetos não são relógios suíços

A limitação no tempo é característica definidora de projetos ou empreendimentos. Eles devem ser concluídos dentro de um determinado prazo. E é com base nesse prazo que são planejadas outras ações e estratégias, assumidos compromissos futuros etc.


Não pense que isso é uma preocupação apenas institucional, porque a definição dos prazos afeta a vida privada dos trabalhadores também. Os membros das equipes dos projetos condicionam seus compromissos pessoais ao andamento dos projetos, marcam férias e viagens de forma a minimizar impactos nos trabalhos, bem como, assumem planos futuros alinhando-os com as definições dos projetos já em andamento.


Ou seja, a confiabilidade dos cronogramas de projetos é uma questão importantíssima e que condiciona não apenas as decisões organizacionais, mas também pessoais de várias partes.


Mas sabe-se, infelizmente, que pouco projetos cumprem realmente seus cronogramas à risca. E isso gera transtornos. Cronograma não são como relógios suíços.



É claro que desvios são aceitáveis até um certo ponto, afinal um cronograma é uma previsão de como as coisas serão no futuro (aliás, todo o projeto é meio assim). Não se consegue fazer previsões com a precisão que se gostaria. Tudo está sujeito a eventualidades e variações naturais.


Assim, o esforço a ser feito é o de dar a melhor confiabilidade aos cronogramas para que suas variações (que certamente ocorrerão) gerem um mínimo de transtornos e possam ser assimiladas no andamento dos trabalhos do projeto.


Como fazer isso? Vejamos...


Não há receita de bolo, mas há indicações largamente conhecidas no gerenciamento de projetos e que muitas vezes são deixadas de lado. As razões para que não sejam observadas podem ser várias, mas invariavelmente estão presentes quando se analisa um desvio grosseiro de cronograma.


Mais que isso, a inobservância dessas causas em relação aos atrasos gera tarefas adicionais no projeto, incorporando mais esforço e mais prazo em sua execução. A situação é algo como agregar mais prazo para tentar resolver a falta de prazo.


Esse é o caso do esforço administrativo (e o tempo correspondente a ele) gasto para fazer aditivos de prazo em contratos de projetos cujos cronogramas desviaram excessivamente. Some-se a isso todo o esforço (e tempo) necessário para rever decisões, repactuar compromissos, redistribuir recursos compartilhados etc. com o novo cronograma. Repare que a falta de confiabilidade do cronograma aumenta o risco do efeito bola de neve nos prazos.


Portanto, aprimorar os cronogramas dos projetos é crítico.


A ideia fundamental da chamada de simulação ou análise de Monte Carlo, é avaliar a confiabilidade do cronograma a partir da simulação de muitos cronogramas (centenas ou milhares), entre os quais se variam aleatoriamente (mas segundo parâmetros bem definidos) durações das diversas atividades. Se lhe for possível, use simulação de Monte Carlo (mas, sabemos que nem sempre é).


Primeiramente devemos entender que as tarefas normalmente não têm uma duração determinada. São poucos os casos em que a duração é precisamente conhecida com antecedência. Em geral, tendemos a admitir que uma tarefa tem uma duração que, na realidade, é uma espécie de média de durações de tarefas similares. Essas médias podem ser estimadas com base na experiência (estimativa um tanto grosseira), ou com base em medições (pelo menos são mais matemáticas).


Mesmo aquelas tarefas largamente estudadas e para as quais já se tem um histórico de medições de produtividade (típico na construção civil, por exemplo), a duração é sempre uma aproximação (que pode ser muito boa ou nem tanto).


Se você usa índices de produtividade para prever prazos, é preciso lembrar que quem executa as tarefas são pessoas. Mas pessoas são diferentes e estão sempre sujeitas a problemas ou interferências físicas, psicológicas ou mesmo circunstanciais. O fato é que nunca se pode garantir a precisão das previsões. A consequência óbvia é que o prazo total de uma sequência de tarefas normalmente será diferente do previsto (ainda que tenda a uma média ou algo assim).


Trabalhando por esta “média” (que nem sempre é uma média, a rigor), poderíamos ser levados a imaginar que, numa sequência de tarefas, as variações para menos em algumas seriam compensadas pelas variações para mais em outras. Assim, no fim, a variação total do prazo da sequência seria mínima. Mas repare que esse raciocínio parte da premissa de que apenas as variações de durações afetam os cronogramas, o que, claro, não é verdade. Há diversas outras interferência que não têm a ver com as produtividades na execução das tarefas e impactam a duração total do projeto.


A simulação de Monte Carlo avalia as durações totais do cronograma à medida que varia cenários com durações diferentes paras as atividades. Resulta numa lista de durações totais para o projeto e suas probabilidades de ocorrência. A uma certa duração total há uma dada probabilidade de ocorrência. Cabe à organização, ou ao gestor, optar pelo risco de incerteza que deseja admitir na duração dos projetos. É uma questão de deliberação e risco.


Adotar riscos maiores, ou probabilidades de ocorrência menores, exige que se esteja preparado para desvios grosseiros do previsto. Os riscos menores condizem frequentemente à prazos mais alongados. Veja que gerenciar cronogramas está integrado ao gerenciamento de riscos.


Aliás, cabe aqui o alerta de que cronogramas são desenvolvidos e não arbitrados. Se precisa de uma estimativa, pea a um especialista experiente (o adjetivo experiente aqui pesa mais que o especialista). Se você precisa cobrar uma falta pra ganhar o jogo, chame logo o Zico e não o Zé da esquina. Se precisa acertar a cesta, chame o Oscar (acho que entreguei minha idade nessas!).


Vejamos alguns outros problemas comuns em cronogramas definido sem rigor metodológico.

Há certos recursos necessários a certas atividades que são insubstituíveis. É o caso de equipamentos especiais, profissionais altamente especializados, materiais específicos de aquisição complexa etc. Por serem insubstituíveis, a tarefa que depende deles ficará paralisada até que estejam disponíveis. Essa disponibilidade pode não ocorrer com facilidade. Conciliar as agendas dos recursos pode incorporar prazos de espera ao cronograma e impactar sua duração total.