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Fases e Etapas: conceitos e consequências no sistema gerencial

January 17, 2020

Por volta de 2010 publiquei um artigo no jornal de circulação mundial do PMI (PM Today) que abordava o ciclo de vida do projeto buscando diferenciar fases e etapas. Pois bem, hoje, cerca de 10 anos depois, a sutileza da diferença ainda passa desapercebida em muitos casos. Não percebendo a diferença, perde-se também as oportunidades associadas a isso. Resolvi, então, voltar a abordar o tema.

 

Você pode ver o artigo publicado anteriormente no link a seguir:

https://www.reneruggeri.com/single-post/2018/07/12/E-book-Definindo-o-Ciclo-de-Vida-de-um-projeto

 

Naquela ocasião usei definições de dicionário de língua portuguesa como apoio. Dessa vez, usarei a etimologia dos termos. Abordarei também um contexto específico, mas que me parece didático para apoiar a análise que pretendo fazer: o contexto de empreendimentos em construção civil. Aliás, usarei o termo empreendimento para me referir ao processo de criação do resultado único (lembre a definição de projeto do PMBOK). O termo projeto, usarei para referenciar a produção dos documentos de engenharia ao longo do empreendimento (esse é um entendimento bem corriqueiro no contexto da construção civil).

 

“Etapa” vem do Francês ÉTAPE, “entreposto, acampamento militar temporário”, do Holandês STAPEL, “entreposto”. (https://origemdapalavra.com.br/).

 

 Veja que a essência do termo é mesmo bastante associada a progressão no tempo, como foi abordado naquele artigo há dez anos. A rigor, etapa significaria o ponto que divide dois períodos. Atualmente usamos etapa para designar os próprios períodos de tempo.

 

Mas o pulo do gato está no significado de fase. Veja esses trechos de explicações:

 

“Esta palavra e seu sentido são ligados a phos, “luz” ... “Outra palavra de muito uso que deriva de phos é fase, que veio direto de phasis, “aparência”. Ela significava “forma aparente da lua”. ... “O significado astronômico original levou a uma extensão metafórica e fase acabou tendo o sentido de “estágio ou momento em uma seqüência de eventos”. ... (https://origemdapalavra.com.br/).

 

A palavra fase está mais ligada à luz que é lançada sobre algo dando-lhe aparência, o que, em sentido figurado quer dizer a compreensão ou entendimento que se tem da coisa. No artigo antigo associamos o termo fase às propriedades apresentadas pela coisa, alegando que em cada fase há propriedades diferentes que induzem a diferentes sistemas de gestão.

 

Assim, um empreendimento tem fases e em cada uma delas a natureza (propriedades) dos trabalhos é diferente. Mas, como concluído àquela época, as fases podem ser divididas em etapas, ou seja, trabalhos de mesma natureza sendo executados em partes bem definidas no tempo e marcadas por eventos entre elas.

 

Infelizmente estes termos são utilizados de forma quase indiscriminada na bibliografia e acabam não tendo sua essência aproveitada nem conceitualmente, nem didaticamente e nem na prática.

 

Por que essa distinção é importante? Porque fases podem ser superpostas, etapas, não. As etapas são necessariamente sequenciais no tempo. As fases possuem propriedades diferentes, mas não são necessariamente sequenciadas no tempo (embora, quase sempre, outras circunstâncias nos induzam a esse sequenciamento). Usar esses conceitos nos dá condição de organizar certos processos com muito mais clareza e racionalidade.

Os empreendimentos possuem algumas fases, foquemos em duas delas: desenvolvimento dos projetos de engenharia e execução de obras.

 

É bem claro que cada fase contempla trabalhos de natureza bem diferente. Por isso, mobilizam equipes bem diferentes, possuem entregas ou resultados bem diferentes, são gerenciadas de forma bem diferente etc. Mas provavelmente você já ouviu ou viu gente iniciar obra sem projeto, demonstrando que as fases podem ser superpostas. No fundo o desenvolvimento do projeto acaba ocorrendo simultaneamente à execução da obra, o que, claro, não é nem um pouco recomendável.

 

Qual a implicação gerencial de não perceber essa sutileza? É que deixamos de considerar essa possível superposição e explorar seus eventuais benefícios.

 

Sabe-se (ou aprende-se) que o desenvolvimento dos projetos precede a execução da obra, mas isso não é totalmente verdade. Esse sequenciamento é uma aproximação didática. A relação entre essas fases está mais para o que se mostra na figura a seguir:

 

 

As teorias de desenvolvimento de projetos de engenharia (arquitetura também) estabelecem várias etapas de desenvolvimento e algumas destas etapas são assumidamente concomitantes à execução da obra. Há algumas variações setoriais por questões práticas e outras por equívoco conceitual mesmo, mas criteriosamente temos o seguinte:

  • O Projeto Executivo é desenvolvido já com o executor da obra iniciando suas atividades. Esse é um costume comum nos grandes projetos industriais, porém menos comum em projetos de menor complexidade. Há casos em que o detalhamento executivo é delegado ao próprio executor das obras, uma vez que as soluções técnicas estão plenamente garantidas no Projeto Básico.

  • O(s) Projeto(s) para Produção ou para Fabricação são também etapas que ocorrem já com a execução das obras em andamento. Aliás, é comum que estes detalhamentos sejam feitos pelos próprios fabricantes que, a rigor, são executores.

  • O Projeto As Built ocorre evidentemente ao longo da execução da obra (e não apenas no fim dela, como é prática comum no mercado). Se o objetivo é registrar o que foi efetivamente construído, é preciso que se registre tudo com a execução em andamento.

Ou seja, o trabalho de projeto de engenharia, embora seja uma fase diferente, possui etapas que se superpõem com a execução da obra. Contudo, a prática mais comum no mercado é que estas etapas de projeto sejam executadas pelos executores das obras, contrariando a peculiaridade do trabalho em cada fase. Vejamos algumas situações que decorrem disso:

  • Os executores de obra, em geral, não possuem expertise em gerar documentações de projetos e, consequentemente, perde-se qualidade nas atividades de projeto. (É claro que há exceções, mas não podemos nos balizar por elas).

  • Os projetistas, conhecedores profundos do projeto e das razões que conduziram às soluções técnicas adotadas, não apoiam as discussões de problemas durante a obra, o que, não raramente, permite que decisões sejam tomadas de forma equivocada. (Há, claro, decisões que melhoram a qualidade das soluções, mas isso não elimina as inúmeras decisões equivocadas que retiram valor do conceito original do projeto e, no computo geral, agregam custos ao empreendimento, de execução, operação ou manutenção).

  • As soluções projetadas eventualmente não tão exequíveis são alteradas em obra sem que o projetista fique sabendo. Isso faz com que o projetista repita tais soluções em outros empreendimentos. Perde-se a chance de desenvolver os projetistas.

Compor um sistema de implantação de empreendimentos que considere a sutileza da distinção das fases, mantendo o sequenciamento de etapas é um desafio gerencial contemporâneo. A complexidade dos empreendimentos, a pressão por qualidade, a celeridade requerida nas análises/decisões e a demanda por colaboração cada vez maior entre as equipes de trabalho são características do contexto atual dos empreendimentos.

Outras perspectivas e variáveis podem ser agregadas a esse cenário, mas estas são temas para outros textos.

 

Não observar essa sutileza é como deixar livre a borboleta que bate asas na China e provoca tufões da américa. Não tentar estruturar essa complexidade é dar chance ao caos.

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