Funções da Administração: Parte 2 – o caminho se faz caminhando

Uma empresa é um sistema organizado para entregar algum resultado à sociedade/mercado, o seu objetivo social. Tudo em sua estruturação é ordenado para buscar o melhor desempenho nesta entrega.

As funções administrativas – Organização, Direção, Planejamento e Controle – são sistematicamente alinhavadas para garantir a operação do sistema e a entrega do resultado.

Os papéis definidos na estrutura organizacional da empresa, os cargos, recebem quinhões das funções administrativas. Não são partes iguais. Alguns recebem mais peso na organização e direção, outros, mais de planejamento e controle. Mas dificilmente um cargo deixa de receber uma parcela de cada uma das quatro funções administrativas.

A função da organização estrutura os elementos do sistema de trabalho. A direção orienta e traça as metas e objetivos a serem buscados. Mas o complexo sistema de trabalho pode percorrer caminhos diversos para chegar aos objetivos. Alguns caminhos são claros e diretos, outros parecem um tanto tortuosos e obscuros; precisam ser pensados cuidadosamente. É aí que entra a função do planejamento.

Ao planejar uma ação ou atividade, traçamos de forma clara o trabalho a ser feito, com todos os seus detalhes. Planejar é tornar plano, ou seja, colocar numa superfície para que todos possam ver. É dar clareza ao que precisa ser feito e como precisa ser feito. Quem planeja, olha para o objetivo e traça o caminho a ser seguido com o uso dos elementos da estrutura organizacional que estão disponíveis. É no planejamento, inclusive, que se aprimora a percepção de que o objetivo é factível, ou não.

A organização entrega o navio, a direção orienta a viagem e o planejamento traça o caminho.

Mas lembremos que o caminho se faz caminhando. Quando se olha onde pisa, para baixo, não se olha aonde vai, para frente. Por isso, é preciso alternar ciclos rápidos de atenção ao que se faz no presente e o que se fará adiante. Se a ação presente não encaminha ou prepara a ação futura, é preciso ajustar novamente o caminho. É aqui que entra o controle; a verificação do que se faz frente ao que se pretendia fazer. Afinal, todo navio está sujeito à ação do vento e pode facilmente se desviar. Toda empresa recebe influências externas e pode se desviar do objetivo social pelo qual existe.

A competência do planejamento exige conhecimentos, habilidades e atitudes específicas, como o foco no futuro, a percepção do contexto, o domínio das técnicas, a clareza da comunicação e o comprometimento com as partes do sistema. Um bom plano é traçado para o bem de todos e encontrar esse equilíbrio não é simples. Há vários caminhos, mas apenas alguns são adequados às condições existentes.

É do planejamento que se pode antever demandas para reestruturação do sistema produtivo empresarial ou para decomposição dos objetivos estratégicos. Não seria incomum que essas demandas surgissem como grandes problemas para a empresa se não existisse a função do planejamento. Aliás, a configuração delas como problemas está direta e inversamente relaciona à qualidade do planejamento.

Mas o mundo gira e se transforma permanentemente. Logo, o que é certo agora pode ser duvidoso no futuro. Não se trata apenas da passagem do tempo, mas de tudo que mudou neste período. Quanto mais fluido é o contexto e quanto mais rápida é a transformação, maior a incerteza do futuro. Então, é preciso estar sempre alerta ao caminho para garantir que nos leve aos objetivos estratégicos. A função administrativa do controle nos dá essa visão.

Não basta saber para onde se vai (objetivo), nem por onde se vai (plano). É preciso garantir que cada avanço seja feito no caminho certo. Os desvios precisam ser frequentemente analisados e os ajustes e correções de rotas efetivados.

Controlar não se resume em perceber que houve desvio, mas entender as causas para corrigi-las e, se for o caso, alterar o caminho (plano). Apenas perceber que houve um desvio não coloca a empresa na rota de correção. O esforço da correção é mais exigente e altamente necessário.

Quanto mais o tempo passa, maior pode ficar o desvio. Assim, há uma periodicidade apropriada para avaliar os desvios. Se o esforço de correção for proporcional ao tamanho do desvio, deixar para descobri-lo tardiamente pode tornar o esforço impraticável. Nesse caso, o naufrágio do navio é inevitável. A falta de controle pode ser paga com a vida.

Enquanto Organização e Direção são as funções administrativas que dão identidade a uma empresa, o Planejamento e o Controle são as que a fazem sobreviver no mercado/sociedade. Caminhar apenas com planejamento e controle é sobreviver sem sentido de vida. Construir uma visão e um ideal sem cuidar do caminho que se faz par atingi-lo é viver flertando com a morte.

Organize, Dirija, Planeje e Controle; não há alternativa para uma boa vida.