Coordenação e Gestão do PDP: estrutura e flexibilidade

Como qualquer processo produtivo, o PDP – Processo de Desenvolvimento do Projeto de Arquitetura e Engenharia - possui atividades administrativas e produtivas. As atividades administrativas incluem os controles nos níveis mais operacionais, mas tendem à gestão do processo como um todo e sua inserção estratégica no negócio do Empreendedor em Construção Civil.

As atividades produtivas relacionam-se com a produção do Projeto AEC propriamente dito e são, em geral, do âmbito da Arquitetura e Engenharia. Distribuem-se em 5 categorias e são desempenhadas pela equipe de projetistas nas diversas disciplinas técnicas pertinentes ao empreendimento.

As atividades de Coordenação incumbem-se de conduzir o desenvolvimento do Projeto AEC orientando equipes no uso dos recursos, tecnologias e métodos disponibilizados para o PDP, conforme planejado pelo Gerenciamento.

Como atividade rotineira na interface tático-operacional no PDP, a Coordenação deve ter presença relativamente contínua e representa o PDP nas relações institucionais (internas ou externas).

O trabalho colaborativo praticamente impõe que a Coordenação seja exercida pelo Empreendedor, como principal interessado no resultado. Mas as configurações das contratações muitas vezes podem tender a caracterizar como ingerência o envolvimento mais estreito com um eventual projetista terceirizado. Isto requer atenção especial na definição das condições contratuais para equilibrar a separação institucional sem prejudicar a necessária colaboração no PDP.

Quando um PDP é plenamente terceirizado, é evidente que a Coordenação fica a cargo do fornecedor, cabendo ao Empreendedor a Supervisão do PDP, o que formalmente é constituído como Fiscalização. Esta relação externa do Empreendedor com o PDP precisa de atenção especial para evitar entraves, retrocessos, retrabalhos etc. Para reduzir este impacto, o Empreendedor deve investir da estruturação de um PDP que garanta, nas condições contratuais com terceiros, as formas de participação mais efetivas em função dos resultados que espera. Trata-se da criação de um sistema de Governança do PDP que assegure bons resultados.

Há no mercado um entendimento comum de que a Coordenação do PDP é responsável por intervir nas soluções criadas por projetistas, mas, na verdade, o trabalho da coordenação é garantir que, ao seguir o PDP planejado, as soluções sejam adequadamente criadas. O trabalho da Coordenação, a rigor, é sobre o processo, o que influencia as soluções de forma apenas indireta.

Como parte do sistema de gestão do PDP, planejadas pelo Gerenciamento e acionadas pela de Coordenação, estão as atividades de Controle da Qualidade, sobretudo sobre o produto do processo, o Projeto AEC.

Mais uma vez, a Coordenação conduz o PDP acionando tais intervenções oportunamente e não necessariamente sendo responsável pelas verificações. Entretanto, é comum no mercado o acúmulo das funções de coordenação e controle da qualidade, embora não seja adequado.

Hierarquia das Funções/Serviços

O organograma abaixo exemplifica a relação entre os serviços/funções, embora possa apresentar variações conforme a cultura organizacional e relações comerciais estabelecidas entre as partes envolvidas num PDP.

Um Empreendedor com vários PDPs em andamento.

O quadro a seguir ajuda também na compreensão das relações de cada serviço ou função no PDP, no processo e na empresa empreendedora.

Serviço/Função	Posição em relação ao PDP	Posição em relação à empresa	Nível organizacional pertinentes	Foco do trabalho
COORDENAÇÃO	Interno	Interno	Operacional	Operação e desempenho esperado
GERENCIAMENTO	Externo	Interno	Tático e Estratégico	Governança e melhoria de Desempenho
CONSULTORIA	Externo	Externo	Qualquer	Identificação de oportunidades e proposição de melhorias

A tipificação de relações entre os três serviços pode variar entre empresas, mas guardam similaridades em razão do(s) objeto(s) de trabalho, o PDP e o Projeto AEC.

Coordenação

A Coordenação conduz efetivamente o PDP, liderando as equipes de projetistas na sua execução. Embora participe ativamente nas análises das soluções técnicas em desenvolvimento, seu foco é o processo de trabalho. A Coordenação tem a responsabilidade de fazer com que o PDP planejado seja efetivamente seguido. Inevitável é, portanto, que haja um PDP bem caracterizado, o que deve ser feito pelo Gerenciamento do PDP.

As atividades de Coordenação englobam, conforme PDP estabelecido na organização:

• Programar as atividades do PDP, organizando e priorizando tarefas conforme estratégia e macroplanejamento, apoiando, eventualmente, no desenvolvimento das estratégias.

• ·Definir escopos e monitorar a contratação de equipes do PDP mobilizando os setores específicos do Empreendedor e assegurando contratações dentro das condições e parâmetros de escopo, prazos e custos sistematizados no PDP.

• ·Garantir a distribuição de informações supervisionando o trabalho da equipe de forma a garantir o cumprimento dos procedimentos e rituais previstos no PDP e no uso da Base de Dados.

• Gerir as interfaces técnicas do produto influenciando as negociações na equipe técnica em busca de soluções otimizadas e compatibilizadas no interesse do negócio do Empreendedor.

• Manter o PDP aderente aos demais eixos de atividades da implantação do empreendimento como suprimentos, execução de obras, demandas comerciais e do negócio.

• Gerir o atendimento aos requisitos do empreendimento acionando oportunamente as auditorias (internas ou externas), conforme previsto no planejamento do PDP, e apoiando auditores e equipes na integração dos apontamentos realizados.

Gerenciamento

O Gerenciamento tem a função de estruturar o PDP integrando-o com os processos de negócios do empreendedor. Deve-se criar um sistema de governança que possa garantir os resultados do PDP.

Qualquer organização que empreenda regularmente na construção civil precisa de um PDP estruturado e engajado à sua cultura e sistema produtivo. Empresas contratantes e fornecedoras de Projetos AEC precisam estruturar PDPs capazes de integração entre si. Isto exige flexibilidade nos seus fundamentos: processos, pessoas e tecnologias.

O equilíbrio entre a flexibilidade necessária para integrar equipes distintas e a estruturação capaz de dar governança ao PDP é o desafio do Gerenciamento do PDP.

Veja que a perspectiva do Gerenciamento do PDP é a da organização, tendo o PDP como objeto de trabalho. Suas atividades incluem:

• Promover a inserção do PDP no planejamento estratégico, estabelecendo orçamentos, responsabilidades e metas nos planos anuais ou plurianuais.

• Definir, planejar e orientar o PDP indicando métodos, técnicas, ferramentas e outros recursos a serem usados na sua estruturação.

• Desenvolver estudos e análises para o empreendedor relativas aos investimentos a serem feitos na estruturação do PDP em busca de melhor desempenho do Projeto AEC no processo de implantação dos empreendimentos

• Garantir que as melhorias de desempenho sejam efetivamente consolidadas no processo de negócio do empreendedor, mobilizando e ajustando internamente o que for necessário.

• Estabelecer estimativas de nível estratégico para escopos, custos e prazos demandados pelo PDP de cada novo empreendimento.

• Definir as estratégias de contratação de equipes de projeto conforme configuração vigente do PDP.

• Definir demandas e ações para capacitação e qualificação das equipes administrativas e/ou produtivas, quando necessário.

• Mobilizar os recursos para as ações necessárias ao PDP que dependam do empreendedor, demandando e interagindo com outros setores necessários a partir do plano aprovado para o PDP.

• Definir demandas específicas para consultorias, avaliando as propostas, negociando e supervisionando terceiros.

• Estabelecer um acompanhamento executivo das configurações e melhorias do PDP ao longo de tempo, validando ou não as metas planejadas e definido indicadores apropriados para acompanhamento.

Consultorias e Controle da Qualidade

Para complementação do cenário, serviços ou funções de apoio são importantes para bons resultados em relação aos Projetos AEC. Podemos considerá-las como tarefas pontuais, mas frequentes, que se portam como consultorias ao PDP. Convém dar destaque ao Controle da Qualidade do Projeto AEC.

Como apoio ao Gerenciamento, as Consultorias podem:

• Mapear e analisar processos, utilizados pelo empreendedor e por seus projetistas (eventualmente terceiros), quando necessário, identificando forças, fraquezas e oportunidades de melhoria.

• Propor intervenções para melhorias de processo, podendo desenvolver padrões, referências, modelos, artefatos etc. específicos para uso do empreendedor.

• Apoiar o empreendedor no relacionamento do PDP com demais processos do negócio, sobretudo no que se refere à integração das eventuais mudanças implantadas no PDP.

• Qualificação das equipes envolvidas no PDP quanto a processos, tecnologias e demais recursos usados para a estruturação do PDP.

• Produção de artefatos e instrumentos de apoio ao PDP na geração de resultados, monitoramento, controles e gestão.

Especificamente como apoio no Controle da Qualidade, as consultorias pode

• Auditar o Projeto AEC avaliando os resultados produzidos segundo critérios ou requisitos adequados e analisando causas de falhas e oportunidades de melhorias.

• ·Auditar o PDP em andamento verificando seu correto uso e adequabilidade, analisando falhas e oportunidades de melhorias.

• Emitir pareceres e propor intervenções no PDP ou no Projeto AEC para sanar, pontualmente ou sistematicamente) eventuais falhas identificadas nas auditorias.

Gerenciamento do PDP, Coordenação do PDP e Consultorias de apoio ao PDP são, portanto, três funções ou serviços que se complementam, garantindo alinhamento do PDP com a perspectiva dos negócios do empreendedor, um fluxo de trabalho governado e gestão efetiva da qualidade.

As diversas configurações institucionais e contratuais, permitem que estes trabalhos sejam exercidos por equipes internas ou externas (terceirizadas) às organizações empreendedoras na construção civil. Contudo, as relações estabelecidas precisam ser cuidadosamente planejadas e estruturadas para garantir colaboração no PDP que, invariavelmente, envolve equipes numerosas e multidisciplinares.

Trata-se de um desafio cujo enfrentamento é necessário e extremamente vantajoso, uma vez que o Projeto AEC, resultado do PDP, responde pelo desempenho do produto da construção civil, tanto na implantação quanto na operação.